Diversos fatores influenciam diretamente na realização de um evento, afetando-o positivamente ou negativamente. Algumas das vezes são fatores inesperados, que geram uma re-organização do planejamento, sendo preciso tomar decisões imediatas e importantes para resolver o problema.
Se levarmos em consideração o contexto econômico, percebemos que a crise financeira mundial tem afetado diretamente na realização de eventos, tornando o planejamento um pouco mais complexo. Em momento de crise, tanto o organizador, quanto o consumidor, pensa várias vezes antes de realizar um investimento, pois este pode fazer falta no futuro. Gastos supérfluos nessa situação são praticamente extintos.
A sazonalização também pode influenciar. As estações do ano podem influenciar da seguinte forma: no inverno os consumidores deste ramo costumam ficar mais reclusos e no verão acontece o inverso, ou seja, os consumidores tendem mais a sair de seus lares. Outro ponto são as festas de datas comemorativas, que possuem épocas específicas para serem realizadas, influenciando assim o tipo de planejamento.
Os fatores que mais trazem transtornos para serem resolvidos são os imprevistos ou fatalidades. Geralmente são acontecimentos de última hora, levando o organizador a tomar decisões rápidas, inteligentes e eficazes para sua solução. Isso pode, inclusive, gerar cancelamentos de eventos e um prejuízo à organização. Um exemplo comum é o evento não conseguir uma venda antecipada de ingressos satisfatória e assim resultar no seu cancelamento ou adiamento, o que pode gerar um prejuízo instantâneo ou posterior, pois adiando o evento, muitas vezes o público não demonstra mais credibilidade na organização.
Os imprevistos, muitas vezes, não são levados em conta pelos organizadores pequenos, que por sua vez, arriscam muito mais do que os grandes por esse motivo. Grandes empresas do ramo, realizam todo esse planejamento e se levantam dados que o risco pode ser mediano, já tomam providências pra tentar saná-lo ou, se o risco for grande, pode ocasionar a não realização do evento.
É necessário trabalhar para que todos esses fatores não influenciem negativamente no planejamento do evento. A mídia de um evento é o cartão de visitas para conquistar os consumidores e, assim, conseguir uma produção satisfatória.
